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Profuturo.
El descubrimiento de una plataforma intuitiva y amigable para resolver esquemas de comisiones.

Caso de estudio

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Profuturo, compañía especializada en fondos de ahorro para el retiro, presentaba en su organización interna dos retos tecnológicos importantes:

1. Esquemas de comisiones con limitaciones y dependencias para configurar cambios en su sistema.
2. Errores en las comisiones realizadas en hojas de cálculo fuera de dicho sistema.

Ahora, gracias a una plataforma tecnológica intuitiva y amigable implementada de forma remota por Blitz, el equipo de comisiones ahorra tiempo valioso y puede encargarse del proceso sin depender de otras áreas.

Los desafíos de un sistema dependiente


El sistema de comisiones de Profuturo tenía una serie de configuraciones preestablecidas donde se podían manipular variables para ajustar los esquemas de comisiones que el área comercial definía mensualmente, pero si se incluían definiciones o parámetros que no estaban previamente configurados había que recurrir al área de sistemas, lo que obligaba a entrar en un proceso de asignación de tiempos y recursos que retrasaba la labor del equipo.

Se requería solucionar principalmente:
Tiempos de respuesta y ejecución para dar de alta variables en el sistema de comisiones, suprimir cálculos manuales sujetos a errores e integrar las 3 líneas de negocio para cubrir al 100% el sistema de comisiones.

Por otro lado, su sistema solo manejaba los esquemas de comisiones de Afore. Los correspondientes a Sofom y Pensiones, que no estaban configurados ahí, debían realizarse de forma manual a través de archivos de Excel, lo que daba como resultado errores en el cálculo y pago de comisiones.

Además, era importante considerar una nueva herramienta que contara con un servicio de soporte para atender dudas o nuevos requerimientos de manera rápida y eficiente, a fin de realizar ajustes en el momento oportuno.

Trabajando hacia una solución estandarizada, el proyecto se dividió en:

Fase 1.

Involucró a la línea de negocio Afore, que abarca más del 80% de las transacciones y empleados. También incluyó las integraciones de entrada y salida de datos entre sus sistemas y Blitz, así como la generación de un servicio para consulta de comisiones por periodo de sus asesores
(estado de cuenta).

Fase 2.

Consistió en implementar las dos líneas de negocio adicionales: Pensiones y Sofom, que presentaban un porcentaje más alto de incidencias debido a la falta de una plataforma o sistema para el cálculo y ejecución de pagos.

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Se trabajó con dos equipos principales: TI y Negocio.

El equipo de TI fue clave para establecer la mejor solución de integración con los sistemas que proveerían los insumos necesarios para el cálculo de comisiones, así como el envío de estas a sus sistemas de nómina. Por su parte, Negocio estableció las reglas que debían considerarse tanto en el sistema para el cálculo de comisiones como en el proceso que debía seguirse, desde la creación de nuevos esquemas y sus aprobaciones hasta el servicio de reporte a sus asesores.

Con el trabajo conjunto de Blitz y Profuturo los resultados no se hicieron esperar:

  • El tiempo de cálculo se redujo de 20 a 12 horas mensuales. También disminuyeron los tiempos de generación (de 6 a 4.5h) y autorización (de 2 a 1h) de esquemas, carga de información (de 5 a 4h) y validación (de 12 a 8h).
  • Los pagos en exceso que se resolvieron con la nueva plataforma incluyeron un promedio de 85% de pagos recuperados en sus 3 líneas de negocio.
  • La configuración de nuevos esquemas mensuales se redujo en un 25%.

Nuevos esquemas de compensación de fácil configuración

A partir de la información de comisiones en Blitz, se implementó un servicio que genera los estados de cuenta de los asesores, el cual se consulta desde un portal interno en Profuturo. Blitz genera y envía el documento solicitado. Las funciones que destacan en esta nueva plataforma son:

Una sólida ventaja competitiva a través del uso de la tecnología

Para entender verdaderamente el desempeño de un equipo es fundamental un análisis cuidadoso de los datos. Cuando se identifican brechas entre informes operativos y predictivos, la inteligencia artificial entra en acción reduciéndolas; ya que el aprendizaje automático mejora las predicciones de forma continua y automática, logrando una ventaja competitiva.

Blitz resultó una herramienta intuitiva y flexible para crear y actualizar los esquemas de pago con una configuración sencilla, agregando las variables más importantes para las comisiones y los bonos a través de todos los catálogos que se trabajaron e implementaron.

Visualmente es una plataforma amigable que va guiando al momento de la configuración para hacer el proceso rápido y sin complicaciones. Los beneficios adicionales incluyen una disminución de recursos para la ejecución de los esquemas en todas sus líneas de negocio, así como la disponibilidad de la información de pago.

Hoy en día es imposible separar la estrategia comercial de la innovación tecnológica, por lo que se ha vuelto imprescindible invertir en soluciones que ayuden a mejorar las ofertas e impulsar el negocio. El impacto positivo de las nuevas herramientas implementadas por Blitz en el equipo de Comisiones sin duda se reflejará en la satisfacción del cliente final de Profuturo.

Acerca de Blitz

Blitz, fundado en 2016, es el software líder para el cálculo de comisiones de ventas, brindando una gestión precisa y eficiente en el manejo del proceso de compensación. Como tecnólogos, analizamos qué impulsa el comportamiento, la moral, las operaciones y las ventas de los empleados para encontrar cómo la tecnología puede aumentar su éxito. Creemos que, con la herramienta adecuada, cualquier organización puede ser más efectiva, eficiente y rentable. Para obtener más información, visite www.blitzrocks.com

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